Tips professionali per rispondere in inglese a domande scomode

Quando si lavora in un ambiente internazionale, è inevitabile che si debbano affrontare domande scomode da parte di interlocutori stranieri. Non è sempre facile rispondere in modo chiaro e professionale, specialmente se non si è abituati a parlare in inglese. Ecco alcune tips per rispondere in inglese a domande scomode in modo professionale.

La cosa più importante quando si ricevono domande scomode da interlocutori stranieri, è mantenere la calma. Gestire una discussione in maniera pacata è sempre la soluzione più giusta affinché entrambe le parti possano raggiungere un punto di incontro comune. Un esempio di domanda scomoda è quando il vostro interlocutore vi chiede documentazioni e/o lavori che non appartengono al vostro ramo di interesse, ossia che non rientrano tra i vostri compiti lavorativi. Come rispondere in maniera calma e pacata quando l’altra parte esige da voi un lavoro difforme da quello di cui si occupa il vostro dipartimento? Una risposta professionale in inglese è la seguente:
“Dear Company, the documentation you request Is not my responsability and therefore I cannot deal with it myself, but I will promptly send your request to the relevant department so that you can have the necessary information as soon as possibile”.

Non sono rare le situazioni in cui il vostro corrispondente di lavoro non riceve del materiale o documentazione che è stata però da voi inviata in maniera precisa e puntuale. Ad esempio, quante volte vi sarà capitato di ricevere lamentele riguardanti mail che avete mandato ma che non sono arrivate al destinatario? Un modo di rispondere in inglese in maniera professionale è il seguente:
“I am very sorry that the email did not reach you, I assure you that I sent it at the scheduled time. But no problem, I will send it a second time to make sure you receive it”.

Può capitare che voi e il vostro interlocutore non riusciate a comprendevi, probabilmente perché state focalizzando la vostra attenzione su punti di interesse diversi. In questo caso basta semplicemente rispondere con gentilezza chiedendo cortesemente di spiegare meglio la richiesta fatta, e dando la propria disponibilità a spiegare più volte le vostre domande qualora non vengano comprese appieno. Un esempio di risposta è la seguente;
“I’m very sorry we didn’t understand each other, I’m confused. Cold you please explain better what you said? I Will also explain better to you everything you ask to me”.In conclusione, per rispondere in inglese a domande scomode in modo professionale, è importante mantenere la calma, essere chiari e sempre rispettosi del vostro interlocutore, ricordando che non è un vostro rivale. L’obiettivo è comunicare efficacemente e risolvere il problema, non di certo impelagarsi in situazioni spiacevoli che possano minare il vostro ruolo e l’azienda per la quale lavorate. Seguendo queste tips riuscirete a superare situazioni spiacevoli che si creano in ambito lavorativo e a mantenere una buona immagine professionale.