Scrivere una mail formale: ecco la struttura da utilizzare

Scrivere una mail formale potrebbe sembrarvi banale, ma non lo è. Ci sono delle regole precise, e anche a voi forse sarà capitato di bloccarvi al PC perché non sapevate come rivolgervi al vostro interlocutore.

Quando dovete scrivere una mail formale di lavoro, è opportuno che utilizziate indirizzi di posta che siano sobri: evitate denominazioni fantasiose o spiritose. Utilizzate invece il vostro nome e cognome e il titolo professionale. Non è necessario usare un dominio aziendale, soprattutto se siete liberi professionisti, l’importante è che il nome con cui siete visualizzati sia professionale.

Scrivere una mail formale: regole di base

Per scrivere una mail formale occorre rispettare alcune regole, a partire dal modo in cui vi rivolgete al vostro interlocutore. Fermo restando che siete tenuti a utilizzare un tono professionale, è anche vero che dovete valutare il modo in cui vi rivolgete al destinatario in base al rapporto che avete con lui.

Se lo conoscete e avete già collaborato, oppure se si tratta di una persona sul vostro stesso livello gerarchico, allora potete adottare un tono meno impostato. Al contrario, di fronte a un professionista di livello superiore, o con il quale non avete mai lavorato, meglio adottare uno stile formale. Bene quindi, in questo caso, formule di saluto cortesi come gentile o egregio, seguite dal titolo professionale e dal cognome della persona.

Il lessico da utilizzare e le espressioni da evitare

Utilizzate un linguaggio semplice, ma non banale. Evitate i superlativi assoluti. In merito al contenuto, fornite dati precisi e circostanziati: evitate considerazioni personali non necessarie. Cercate di essere sintetici, senza tralasciare le informazioni che reputate importanti.

Presentatevi, se scrivete per la prima volta al destinatario. Se avete già avuto occasione di collaborare con lui in passato, ma è trascorso ormai un po’ di tempo, ricordategli brevemente l’occasione in cui avete già fatto conoscenza.

La conclusione: questioni di forma

Queste sono le formule di saluto e il linguaggio per scrivere una mail formale. Molto importanti sono anche le formule di chiusura. Prima dei saluti, è importante che siate certi di aver scritto in modo esatto. Rileggete la mail e correggete gli errori di battitura.

Alla fine della mail, comunicate il fatto che restate in attesa di un cortese riscontro da parte del destinatario. Sollecitate con cortesia nel caso si tratti di una questione urgente.

Infine usate la formula cordiali saluti o distinti saluti. Non dimenticate la firma. Questa struttura si può usare anche per una candidatura spontanea. In questo caso tenete presenti le regole per la scrittura del curriculum.