Mail aziendale e privacy: info utili per dipendenti e datori di lavoro. Ecco tutto quello che dovete sapere per gestire correttamente questo fondamentale strumento di comunicazione per ottimizzare le varie attività aziendali senza violare la legge.
L’utilizzo delle mail aziendali e il problema privacy
Nonostante siano passati diversi anni dall’introduzione della e-mail, continua oggi ad essere il principale strumento di comunicazione per le attività aziendali. Il suo utilizzo, tuttavia, deve essere gestito in maniera opportuna per evitare di violare le attuali normative in tema di privacy sia per i dipendenti sia per i datori di lavoro. C’è un sottile ma fondamentale confine tra diritti e responsabilità delle varie parti chiamate in causa che va tenuto in debita considerazione.
Il GDPR: che cos’è e cosa comporta
Uno dei pilastri per la gestione della privacy del mondo digitale è il cosiddetto GDPR ossia il regolamento generale sulla protezione dei dati adottato a livello europeo ormai dal 2018. Stabilisce dei paletti invalicabili per quanto riguarda la raccolta, l’elaborazione e la gestione dei dati ottenuti anche attraverso l’utilizzo delle caselle email. Innanzitutto bisogna ottenere il consenso da parte dell’utente in maniera esplicita. Le aziende devono garantire massima trasparenza sulle modalità con cui vengono raccolti i dati e il loro utilizzo. Tra l’altro c’è una norma anche legata alla sicurezza con l’obbligo per le aziende che raccolgono i dati di garantire misure adeguate per proteggere i dati personali. Dunque l’uso delle mail va fatto tenendo conto di questi principali diritti.
Normative nazionali e ulteriori aspetti
Ci sono dei regolamenti che si vanno ad aggiungere a quello europeo. Ogni Paese ha deciso di adottare delle proprie normative. In Italia è in vigore il codice in materia di protezione dei dati personali conosciuto anche come Codice Privacy. È stato emanato attraverso il decreto legislativo numero 196 del 2003. Ci sono tanti aspetti da tenere in considerazione come l’obbligo per l’azienda di notificare al Garante delle eventuali violazioni commesse entro le 72 ore. Tutte queste leggi stabiliscono una serie di diritti per i dipendenti che devono sapere quali dati personali vengono trattati dall’azienda e come sono utilizzati. In aggiunta hanno il diritto di richiedere la rettifica di eventuali informazioni errate ed eventualmente la loro cancellazione. I datori di lavoro devono dare le necessarie informazioni ai propri dipendenti e assicurare la massima sicurezza nel pieno rispetto della privacy che va monitorata costantemente con adeguati strumenti. Dal loro canto i dipendenti devono però usare in maniera appropriata la mail ossia solo per scopi lavorativi evitando contenuti inappropriati e gestendo tutte le loro funzionalità come l’uso dei file allegati per evitare di rallentare il sistema.