Il rimborso chilometrico è l’importo che l’azienda può riconoscere quando usi la tua auto (o moto) per una trasferta di lavoro. Si calcola di regola con le tabelle ACI pubblicate ogni anno: costo chilometrico del veicolo moltiplicato per i chilometri percorsi.
Per il 2026 le tabelle ACI sono state pubblicate in Gazzetta Ufficiale (n. 297 del 23 dicembre 2025) e valgono dal 1° gennaio al 31 dicembre 2026. I file ufficiali (anche Excel) si trovano sulla pagina ACI dedicata al fringe benefit / costi km. Usare tabelle di anni precedenti è uno degli errori più frequenti in nota spese.
Formula di base
Rimborso = costo km ACI del tuo veicolo × chilometri della trasferta.
Esempio di metodo (cifre illustrative): se la tabella indica 0,74 euro/km e percorri 50 km, il rimborso di riferimento è 37 euro. Il valore esatto dipende da marca, modello, alimentazione e se il veicolo è in produzione o fuori produzione. Non inventare una media “da internet”: apri il foglio del tuo tipo di motorizzazione.
Come trovare il costo km giusto
- Apri le tabelle ACI 2026 sul sito ACI – fringe benefit.
- Scegli il foglio corretto (benzina, gasolio, ibrido, elettrico, gpl, moto, ecc.).
- Individua marca e modello (o il più vicino se fuori listino).
- Leggi il costo per km (di solito su ipotesi di 15.000 km annui).
- Moltiplica per i km documentati della trasferta.
Se il modello non compare, non scegliere a caso la riga più alta. Chiedi a payroll quale proxy aziendale usano (modello affine, fascia, tariffa interna). Meglio una regola scritta che una stima ottimistica rifiutata dopo mesi.
Trasferta, Comune e tassazione (quadro di massima)
Il trattamento fiscale dipende da dove vai e da come documenti il rimborso. In linea di massima, per trasferte fuori dal Comune di sede, i rimborsi entro i valori ACI spesso non concorrono al reddito del dipendente; importi sopra tabella possono generare imponibile sulla differenza. Per spostamenti nel Comune di sede le regole sono più strette e vanno verificate con policy aziendale e consulente.
Non trattare questo paragrafo come parere fiscale personalizzato: policy interne, note spese e circolari dell’Agenzia delle Entrate contano. In dubbio, chiedi a payroll o commercialista. Se l’azienda paga una tariffa forfettaria diversa da ACI, chiedi come viene trattata in busta.
Cosa serve in nota spese
- data, destinazione, motivo;
- km (partenza/arrivo o totale autorizzato);
- veicolo usato;
- eventuali pedaggi/parcheggio con scontrini se previsti dalla policy.
Parti dalla residenza invece che dalla sede solo se la policy lo consente: può cambiare il tratto rimborsabile. Se fai tratte ripetute sullo stesso percorso, un template fisso riduce errori e contestazioni.
Policy aziendale: il pezzo che manca alle tabelle
Anche con ACI aggiornate, l’azienda può fissare massimali, veicoli ammessi, obbligo di autorizzazione preventiva, tetti mensili. Se la policy paga meno della tabella, di solito prevale l’accordo interno (nei limiti di legge e contratto). Leggi il regolamento trasferte prima di partire con l’auto propria “tanto poi rimborsano”.
Alcune aziende richiedono il preventivo di treno o noleggio sotto soglia km. Se rifiuti senza motivo e usi comunque l’auto, il rimborso può essere ridotto o negato. Chiedi prima, non dopo.
Esempio di nota spese ordinata
“12/03/2026 – Milano sede → cliente Modena – riunione progetto X – andata/ritorno 240 km – veicolo Fiat 500 Hybrid – costo ACI €/km da tabella 2026 – pedaggio A1 scontrino allegato”. Chiaro, verificabile, ripetibile. Evita totali senza tratta.
Se usi un’app di tracking km, esporta il report e allegalo. Non sostituisce l’autorizzazione preventiva, ma riduce le contestazioni sui km.
Moto, elettriche e fuori produzione
Esistono fogli dedicati. Non usare una tariffa benzina per un’elettrica. Per modelli fuori produzione cerca la sezione apposita: spesso c’è, con costi diversi. Se il modello non compare, chiedi a payroll quale proxy aziendale usano.
Per le ibride plug-in verifica se la tabella le tratta come ibride o in foglio separato: sbagliare foglio sposta il costo km in modo non banale.
Fringe benefit auto aziendale: non confondere
Le stesse tabelle ACI servono anche a valorizzare l’auto aziendale a uso promiscuo (fringe benefit). È un calcolo diverso dal rimborso km sulla privata. Se hai auto aziendale, leggi la voce in busta e la policy HR, non applicare a caso la formula della trasferta.
| Situazione | Strumento tipico |
|---|---|
| Auto propria in trasferta | Rimborso km × tabella ACI |
| Auto aziendale uso promiscuo | Fringe benefit da tabelle ACI |
| Noleggio per trasferta | Policy + limiti di deducibilità aziendali |
Errori tipici
- usare tabelle di anni precedenti;
- scegliere il modello sbagliato (alimentazione diversa);
- non allegare km e motivo;
- confondere rimborso trasferta e fringe benefit;
- partire dalla residenza senza autorizzazione di policy.
Esempio di calcolo passo-passo
Trasferta A/R 180 km, auto ibrida in tabella 2026 a 0,68 €/km (cifra di esempio). Rimborso di riferimento: 180 × 0,68 = 122,40 €. Aggiungi pedaggio 18 € con scontrino se previsto. Totale nota: 140,40 €. Se la policy aziendale massimalizza a 0,50 €/km, il rimborso scende a 90 € + pedaggio: prevale la policy, non la tua aspettativa ACI.
Conserva screenshot della riga tabella usata (anno, modello, €/km). In caso di contestazione mesi dopo, hai la prova del valore applicato.
Trasferte miste treno + auto
Se fai treno fino a una città e poi auto in zona, documenta entrambi i tratti. Il rimborso km vale sul tratto auto; il biglietto treno è voce separata. Non “trasforma” tutto in km per comodità: le policy e i controlli lo notano.
Controlli e contestazioni frequenti
Km gonfiati rispetto al percorso più logico, partenza da casa senza autorizzazione, modello auto sbagliato, tabella anno vecchio, pedaggi senza scontrino. Se ti contestano, rispondi con mappa del percorso, screenshot tabella ACI e autorizzazione preventiva. Evita di litigare a voce: metti tutto in mail.
Se l’azienda usa un gestionale trasferte, inserisci i dati lì e non solo in un Excel personale: in audit conta il sistema ufficiale.
Quando conviene noleggio o treno
Su tratte lunghe o con pedaggi alti, treno + ultimo miglio può costare meno del rimborso km e ridurre fatica. Su tratte brevi con fermate multiple, l’auto propria resta spesso più pratica. Fai il conto prima della partenza, non dopo la nota spese rifiutata.
Domande frequenti
Dove scarico le tabelle 2026?
Dal sito ACI, sezione fringe benefit / costi km, file Excel per alimentazione. Controlla che l’anno in intestazione sia 2026.
Il rimborso è sempre esente?
No. Dipende da destinazione, importo rispetto ad ACI e documentazione. Verifica con l’azienda.
Vale anche per le moto?
Sì: esistono tabelle dedicate ai motoveicoli.
Posso chiedere anche pedaggi e parcheggio?
Di solito sì se la policy lo prevede e alleghi scontrini. Non sono “dentro” il costo km ACI: sono voci separate.
In sintesi
Il rimborso chilometrico 2026 si basa sulle tabelle ACI: costo km × km. Usa i file ufficiali, documenta la trasferta e non mischiare il calcolo con il fringe benefit dell’auto aziendale.